Las juntas excesivas en oficinas pueden ser un problema para la productividad y la eficiencia en el lugar de trabajo. Esta situación se presenta en todo tipo de empresa y se realizan con la vaga esperanza de analizar y discutir actividades y resultados.
La juntitis aguda o por su término en español “8 horas ininterrumpidas de juntas” se caracterizan por no tener una agenda clara y un propósito definido, las reuniones tienden a ser una pérdida de tiempo y energía para los participantes y solamente aumentan el nivel burocrático en la organización.
Si en tu organización este escenario es común te ofrecemos un par de recomendaciones para evitar caer en esta mala práctica.
Tener una agenda clara: Antes de convocar una reunión, asegúrese de tener una agenda clara con objetivos específicos y una duración definida, recuerde que es una junta debe ser breve y al punto, no es una plática social ni para los chismes. Se recomienda comparta la agenda con los participantes antes de la reunión para que puedan prepararse e informe de que tema se va a hablar, no hay nada peor que hacer perder el tiempo a otros.
Limitar la duración de la reunión: Establezca un límite de tiempo para la reunión y asegúrese de que se adhiera a ese límite. Si la reunión se está prolongando demasiado, trate de resumir los puntos de discusión y programar otra reunión para abordar temas adicionales, Recuerde que debe ser simple y acotado a resultados tangibles y no a ideas sin forma.
Invitar solo a los participantes necesarios: Invite solo a las personas que sean esenciales para la discusión y que tengan un papel activo en la toma de decisiones. Evite incluir a personas que puedan distraer o desviar la discusión, una junta efectiva involucra como máximo a 4 personas para que el dialogo sea corto y expedito.
Considerar otras formas de comunicación: Si la reunión no es esencial, limite la comunicación como el correo electrónico, mensajes instantáneos o llamadas telefónicas. Esto puede ahorrar tiempo y permitir que las personas se enfoquen en su trabajo diario.
Evaluar la necesidad de la reunión: Antes de convocar una reunión, pregúntese si realmente es necesaria. Si el objetivo se puede lograr de otra manera, como mediante una discusión en línea o una llamada telefónica rápida, entonces es posible que una reunión no sea necesaria, sea creativo y utilice en primera instancia el contacto humano para sintetizar ideas y expresarlas a la persona indicada de manera directa
Al implementar estas soluciones, puede asegurarse de que las juntas en la oficina sean productivas y eficientes.
